Bereits bei Gründung eines selbständigen, freiberuflichen oder gewerblichen Unternehmens verlangt der Gesetzgeber die Anmeldung bei verschiedenen Behörden.

Allen voran steht die Anmeldung beim Finanzamt. Sie betrifft jeden Existenzgründer – egal ob freiberuflich oder gewerblich – und ist mittels amtlicher Vordrucke bei Tätigkeitsaufnahme vorzunehmen. Die Vordrucke unterscheiden Existenzgründer nach der jeweils gewählten Rechtsform. Sie können über das Finanzamt oder über unsere Kanzlei bezogen werden oder werden dem Existenzgründer vom Finanzamt ohne Anfrage zugeschickt, wenn dieses z.B. vom Gewerbeamt über die Existenzgründung benachrichtigt worden ist.

Mit der steuerlichen Anmeldung stellt der Existenzgründer für eine nicht unerhebliche Zeit die Weichen, ob ihn das Finanzamt als umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer oder als umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer behandeln soll. Auch die Frage nach der Art der Umsatzsteuer-Berechnung (Versteuerung nach vereinnahmten oder nach vereinbarten Entgelten) ist vom Existenzgründer zu klären und hat Auswirkungen auf die Frage, wie die monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben sind. Beide Fragen – steuerpflichtig oder nicht und Versteuerung nach vereinnahmten oder vereinbarten Entgelten – haben deutliche finanzielle Auswirkungen in der sensiblen Existenzgründungphase, in der jeder Euro zählt.

Schließlich ist auch die Frage, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden muss – und wie und wo dies geschieht – für einen Existenzgründer von Bedeutung. Das Finanzamt ist auch daran interessiert, welchen Umsatz und welchen Gewinn ein Existenzgründer prognostiziert und wie dieser Gewinn ermittelt werden soll (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung). Die Antworten auf alle diese Fragen müssen wohl überlegt sein, da sie den Existenzgründer für eine gewisse Zeit binden.

Als Existenzgründungsberater in Ingolstadt beraten wir Sie gerne und helfen Ihnen bei der Anmeldung Ihres Unternehmens bei den entsprechenden Behörden. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.

Handelt es sich bei der Existenzgründung um eine gewerbliche Tätigkeit, so ist diese vor Beginn dem jeweiligen Gewerbeamt anzuzeigen. Hierbei wird der Existenzgründer in eine der verschiedenen gewerblichen Branchen eingeordnet. Ebenso wie für die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt, existieren auch für die Gewerbeanmeldung vorgegebene Formulare. Diese kann man beim Gewerbeamt oder über unsere Kanzlei erhalten. Auch das Formular für die Makler- und Bauträgererlaubnis kann auf diese Weise bezogen werden.

Bestimmte Berufe wie Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Notare, Architekten etc. unterliegen nicht der Gewerbeordnung. Sie üben keine gewerbliche, sondern eine freiberufliche Tätigkeit aus. Eine Gewerbeanmeldung für eine freiberufliche Tätigkeit entfällt damit. Sind diese Berufsgruppen jedoch in einer bestimmten Rechtsform, wie z.B. einer GmbH, organisiert, können auch sie der Gewerbesteuer unterliegen. Hier kommt es auf die konkrete Rechtsform an.

Manche Berufsgruppen weisen sowohl Markmale einer freiberuflichen als auch Merkmale einer gewerblichen Tätigkeit auf. Die Klärung, in welche Einkunftsart sie dann einzuordnen sind, steht damit ganz am Anfang der Existenzgründung, da dies für die Anmeldung beim Gewerbeamt und beim Finanzamt notwendig ist. Ziel sollte es sein, nicht als Gewerbebetrieb klassifiziert zu werden, sondern als freiberuflicher Existenzgründer zu gelten. Zukünftig können dann nämlich Gewerbesteuererklärungen unterbleiben. Wir helfen Ihnen gerne bei dieser Einstufung.

Bei der Beantragung des Gewerbescheines wird vom örtlichen Gewerbeamt geprüft, ob alle Voraussetzungen zur Aufnahme des entsprechenden Gewerbes erfüllt sind. Der Existenzgründer hat Angaben zur Art des Gewerbes (Tätigkeit und Branche), zu Firmensitz und Betriebsstätten sowie bei Handwerksbetrieben auch zum Besitz einer Handwerkskarte zu beantworten. Das Gewerbeamt erfasst die Daten des Gewerbetreibenden und leitet diese auch an andere Behörden (Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, statistisches Landesamt, Handelsregistergericht etc.) weiter. Jeder, der ein Gewerbe anmeldet – ganz gleich in welcher Rechtsform – wird daher nach der Gewerbeanmeldung beispielsweise auch vom Finanzamt kontaktiert.

Der Gewerbeschein wird gegen eine geringe Gebühr vom Gewerbeamt der örtlichen Gemeinde ausgestellt.

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Bestimmte Berufe sind „verkammerte“ Berufe. Dies bedeutet, dass Existenzgründern mit kammerpflichtigem Beruf eine Zwangsmitgliedschaft in der für sie zuständigen Kammer auferlegt wird. Bekannte Kammern sind die IHK (Industrie und Handelskammer), die HWK (Handwerkskammer) und die berufsständischen Kammern für Ärzte (Ärztekammer), Apotheker (Apothekerkammer), Steuerberater (Steuerberaterkammer), Rechtsanwälte (Rechtsanwaltskammer), Architekten (Architektenkammer) etc. Die Kammern sind Teil der Selbstverwaltung eines Berufszweiges. Sie vertreten die Interessen des Berufsstandes und nehmen Informations- und Schlichtungsfunktionen wahr. Für diese Tätigkeit verlangen sie einen gewissen finanziellen Beitrag.

Ob Beiträge gezahlt werden müssen und wie hoch diese sind, ist von Kammer zu Kammer verschieden. Die Kammern genießen nämlich Satzungs- und Finanzhoheit. Dies führt zu einer Vielzahl unterschiedlicher Beitragssätze. Existenzgründer werden mancherorts in den ersten Jahren von der Beitragszahlung befreit. Auch für nicht ins Handelsregister eingetragene Kleinunternehmer, deren Gewinn unterhalb einer bestimmten Schwelle bleibt, bieten viele Kammern Sonderregelungen an.

Neben den verkammerten Berufen gibt es auch kammerfreie Berufe wie Journalisten, Übersetzer, Dozenten oder Lotsen. Wer keiner Kammer angehört oder aus anderen Gründen (noch) nicht Mitglied einer Kammer ist, darf die Leistungen der Kammern trotzdem in Anspruch nehmen.

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Ein Existenzgründer, der Arbeitnehmer einstellen möchte, gleichgültig ob es sich dabei um geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte oder um sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer handelt, muss für sein Unternehmen eine Betriebsnummer beantragen. Diese Betriebsnummer wird durch die Agentur für Arbeit über einen im Internet zu stellenden Antrag vergeben.

In diesem Antrag sind die Firmenbezeichnung, die Firmenadresse, sowie die Tätigkeitsbeschreibung des Unternehmens zu erfassen. Zudem wird nach der Art der Beschäftigung der Arbeitnehmer gefragt. Damit wird geklärt, ob die zu erteilende Betriebsnummer für geringfügige oder sozialversicherungspflichtige (oder beides in Kombination) Beschäftigte vergeben werden soll.

Nach Einreichung des Antrags erfolgt die Erfassung der Betriebsdaten und die Vergabe der Betriebsnummern über eine zentrale Stelle der Agentur für Arbeit. Sie wird Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesanstalt für Arbeit genannt und sitzt in Saarbrücken. Je nach Auslastung des BNS erhält ein Existenzgründer seine Betriebsnummer binnen zweier Tage oder innerhalb einiger Wochen.

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Ein Existenzgründer, der Arbeitnehmer anstellt, muss diese sowohl beim Finanzamt als auch beim Sozialversicherungsträger anmelden. Wichtig ist, dass die Anmeldung unverzüglich bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vorzunehmen ist und dass auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiter anzumelden sind.

Die Anmeldung der Arbeitnehmer beim Finanzamt erfolgt durch die monatliche oder quartalsmäßige Lohnsteuervoranmeldung. Der Existenzgründer hat hierbei die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag auf Basis des monatlichen Brutto-Einkommens des Mitarbeiters zu errechnen. Zwar schuldet der Mitarbeiter seine Steuern selbst, für die Abführung der Steuer an das Finanzamt haftet jedoch der Arbeitgeber.

Die Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung ist für jeden Mitarbeiter gesondert vorzunehmen. Je nach Status des Mitarbeiters, ob geringfügig, kurzfristig oder sozialversicherungsrechtlich beschäftigt, ist eine eigene Meldung an den Sozialversicherungsträger abzugeben.

Je nach Umfang der Tätigkeit des Arbeitnehmers sind andere Behörden für die Anmeldung zuständig. Für geringfügig Beschäftigte ist die Bundesknappschaft zuständig, die in diesem Fall zugleich als Einzugstelle für die Beiträge fungiert. Für Voll- oder Teilzeitbeschäftigte über 450 Euro (Geringfügigkeitsgrenze) ist die jeweils vom Mitarbeiter gewählte Krankenkasse der richtige Ansprechpartner und dient für seine Sozialversicherungsbeiträge als Einzugstelle.

Die Anmeldungen aller Mitarbeiter erfolgt über das Internet (sv.net). Als Existenzgründer mit Interesse an der Anstellung eines Mitarbeiters muss man sich hier zunächst registrieren. Dazu benötigt man die oben bereits beschriebene Betriebsnummer, die von der Bundesanstalt für Arbeit erteilt wird. Erst dann kann man die Anmeldung der Mitarbeiter vornehmen.

Anzugeben sind die allgemeinen Adressdaten des Mitarbeiters, der Beginn der Beschäftigung, die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters sowie die Personengruppe (geringfügig Beschäftigte befinden sich z.B. in der Personengruppe 109). Ferner sind die Beitragsgruppen (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) sowie der Schlüssel B1 (Voll- oder Teilzeitbeschäftigung) sowie der Schlüssel B2 (Schulbildung) als auch der Schlüssel zur Angabe der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters aufzuführen. Letztendlich muss noch die Einzugsstelle mittels einer Zahlenkombination (z.B. 98000006 für die Bundesknappschaft) ergänzt werden.

Die Anmeldung ist ein größerer Verwaltungsakt. Es ist daher sinnvoll, zunächst alle Arbeitpapiere eines Mitarbeiters vorliegen zu haben, bevor ein Existenzgründer sich an die sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Anmeldung machen sollte. Gerne übernehmen wir diese Tätigkeit für Sie.

Benötigte Arbeitspapiere sind:

• eine eventuelle Kindergeldbescheinigung.
• der Sozialversicherungsausweis. Er trägt die benötigte Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
• die Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub. Sie zeigt dem Existenzgründer den Resturlaubsanspruch seines zukünftigen Mitarbeiters während eines vorangegangenen Beschäftigungsverhältnisses.
• die Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen. Sie informieren den Existenzgründer über bereits bestehende, in der Lohnabrechnung zu berücksichtigenden Verträge.

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Die Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Es besteht für Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, Zwangsmitgliedschaft. Existenzgründer, die keine Beschäftigten haben, können eine freiwillige Unfallversicherung abschließen, um sich selbst gegen Unfallrisiken zu versichern. Sie genießen dann einen Versicherungsschutz für alle Unfälle, die mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang gebracht werden. Je nach gewünschter Versicherungssumme des Existenzgründers variieren die Beiträge an die Berufsgenossenschaft.

Die Berufsgenossenschaften haben neben der Versicherung von Arbeitsunfällen auch die Aufgabe, betriebliche Unfälle zu verhüten. Hierzu erlässt die Berufsgenossenschaft je nach Unternehmenszweig Vorschriften, die der Existenzgründer und die Einrichtung seines Betriebes erfüllen müssen. Die Einhaltung dieser Vorschriften wird von Aufsichtsbeamten der Berufsgenossenschaft überprüft.

Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft erfolgt mittels eines Betriebsfragebogens. Dieser ist durch ein formloses Schreiben an die Berufsgenossenschaft zu bestellen. Bei der Anmeldung müssen das Datum des Beginns der selbständigen Tätigkeit, die Art der Tätigkeit sowie Informationen darüber, ob zur Zeit der Anmeldung Arbeitnehmer beschäftigt werden, angegeben werden. Die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft muss innerhalb einer Woche nach Unternehmensgründung erfolgen.

Vielfach kennt der Unternehmensgründer die für ihn fachlich zuständige Berufsgenossenschaft aus früheren Tätigkeiten. Bestehen jedoch Zweifel, welche Berufsgenossenschaft für einen Existenzgründer zuständig ist, kann man bei den Landesverbänden der gewerblichen Berufsgenossenschaften oder beim Hauptverband der Berufsgenossenschaften nachfragen. Auch unsere Kanzlei gibt Ihnen hierzu gerne Auskunft.

Zu beachten ist, dass verschiede Berufsgenossenschaften unterschiedliche Beitragssätze für einzelne berufliche Tätigkeiten erheben. Hier sollte man genau abwägen, welche Berufsgenossenschaft gewählt wird. Hat man sich einmal für eine bestimmte Berufsgenossenschaft entschieden, bindet dies für die Ausübung der Tätigkeit. Ein Wechsel in eine andere Berufsgenossenschaft ist bei gleicher Tätigkeit dann nicht mehr möglich.

Im Fall der Fälle ist ein Betriebsunfall innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Unfalls mittels eines speziellen Formulars bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzuzeigen. Meldepflichtige Unfälle sind alle Unfälle, bei denen ein Mitarbeiter länger als drei Tage arbeitsunfähig ist, getötet wurde oder infolge des Unfalls so schwer verletzt wurde, dass er daraufhin verstarb.

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Während die obigen Darstellungen nahezu alle Existenzgründer betreffen, sind die folgenden Ausführungen nur bei bestimmten Berufsgruppen zu erfüllen. Existenzgründer in speziellen Berufsgruppen müssen ihre Existenzgründung oder die Beschäftigung von Arbeitnehmern z.B. in folgenden Fällen weiteren Behörden melden.

Beim Gesundheitsamt sind z.B. Heilberufe, Kinderbetreuungseinrichtungen, Lebensmittelbetriebe oder Gastronomen anzumelden. Das Gesundheitsamt stellt dem Betrieb nach erfolgter Prüfung und möglicherweise einer Aufklärung eine Erlaubnis oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung aus. Eine solche Anmeldung beim Gesundheitsamt kann auch einzelne Mitarbeiter eines Betriebes betreffen (z.B. Gesundheitszeugnis bei Arbeitnehmern). Ein Gesundheitszeugnis ist auch bei Arbeitnehmern unter 18 Jahren (z.B. Auszubildenden) notwendig.

Existenzgründer im Bauhauptgewerbe und Baunebengewerbe müssen für Angestellte Lohnnachweiskarten führen. Der Arbeitgeber des Baugewerbes ist Mitglied der zentralen Versorgungs- und Urlaubskasse. Für den Urlaub wird eine Lohnnachweiskarte geführt. Dort sind der noch offene Urlaub und der Urlaubsvergütungsanspruch festgehalten. Die Lohnnachweiskarte mit den sonstigen Unterlagen ist an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Der Existenzgründer kann die Lohnnachweiskarte von seinem Steuerberater erstellen lassen.

Sollen ausländische Arbeitnehmer eingestellt werden, kann das Erfordernis einer Arbeitserlaubnis bestehen. Eine solche Arbeitserlaubnis wird von der Ausländerbehörde erteilt.

Neben diesen Beispielen können noch etliche weitere Meldepflichten eines Existenzgründers bestehen. Sie betreffen aber in der Regel nur Spezialberufe, deren Mitglieder in der Regel die Kenntnis der Meldepflicht haben. Die breite Masse der Existenzgründer ist von diesen Meldepflichten nicht betroffen.

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Existenzgründer starten ihr Unternehmen nicht selten mit einem einzigen Kunden. Während bei den Allermeisten nach und nach weitere Kunden hinzukommen und Kunden auch mal wechseln, gelingt es manchen Existenzgründern nicht, weitere Kunden zu werben. Selbständige Ingenieure sind beispielsweise oft von dieser Konstellation betroffen, wenn sie als Freiberufler im Betrieb ihres (einzigen) Auftraggebers arbeiten und keine weiteren Kunden akquirieren können.

Oftmals jahrelang unbemerkt stellt sich die vermeintliche Selbständigkeit bei späteren Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherung dann als „Scheinselbständigkeit“ heraus.

Eine Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn ein Existenzgründer zwar als Selbständiger auftritt, er aber von der Art und der Durchführung seiner Tätigkeit (eher) zu den Arbeitnehmern zu zählen ist. Er ist also nur dem Schein nach selbständig.

Die Grenzen zwischen Selbständigkeit und Scheinselbständigkeit sind sehr fließend. Für einen Laien ist es daher nicht immer einfach zu erkennen, wann das Finanzamt oder die Sozialversicherung eine Tätigkeit noch als „richtige“ Selbständigkeit und wann schon als Scheinselbständigkeit einstuft. Steuer- und Versicherungsnachzahlungen für mehrere Jahre drohen!

Auch die Tatsache, dass das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht ein und dieselbe Situation im Extremfall unterschiedlich beurteilen können, vermindert nicht gerade die Komplexität. Sozialversicherungsrechtlich kann u.U. eine Scheinselbständigkeit angenommen werden, obwohl der Unternehmer steuerrechtlich als Selbständiger veranlagt wird. Ein Existenzgründer sollte daher stets darauf bedacht sein, sowohl die steuerlichen als auch die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen der Selbständigkeit zu erfüllen, will er auf Nummer sicher gehen.

Für die Beurteilung dieser Frage gibt es eine Vielzahl an Kriterien. Grundsätzlich kommt es entscheidend darauf an, ob

• die Tätigkeit nach den Weisungen eines Auftraggebers ausgeführt wird bzw. ob eine Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers erfolgt. Als Kriterien für die Beurteilung dienen dabei die Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit, die vereinbarte Leistung auch durch Dritte erbringen zu lassen. Ein Selbständiger ist in beiden Kriterien frei in seiner Entscheidung, ein Scheinselbständiger ist dies nicht.
• ein Firmenschild, eigene Geschäftsräume, eigenes Briefpapier oder Visitenkarten existieren.
• der Existenzgründer in der Arbeitskleidung des Auftraggebers auftritt.
• die Tätigkeit auf Dauer und im überwiegenden Maße nur für einen einzigen Auftraggeber erbracht wird. Eine Tätigkeit im überwiegenden Maße für einen einzigen Auftraggeber liegt vor, wenn der Umsatz des Betriebes zu fünf Sechsteln aus der Geschäftsbeziehung mit diesem einen Auftraggeber resultiert. Vertraglich die Zulässigkeit weiterer Auftragsverhältnisse zu dokumentieren, reicht nicht aus. Weitere Auftraggeber müssen tatsächlich nachgewiesen werden können. Wir raten zu mindestens drei Auftraggebern mit jeweils mindestens 20 % Umsatz.
• beim Auftraggeber auch Arbeitnehmer beschäftigt sind, die dieselbe Tätigkeit wie der Existenzgründer übernehmen. Besonders kritisch ist diese Situation zu beurteilen, wenn der Selbständige möglicherweise zuvor selbst Arbeitnehmer des Betriebes war und seine Stelle „in eine selbständige Stelle umgewandelt wurde“, er aber nach wie vor dieselbe Tätigkeit verrichtet.

Sozialversicherungsrechtlich gelten Scheinselbständige als Arbeitnehmer, so dass für sie Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) zu entrichten sind. Hierbei kann der Arbeitgeber (mit Ausnahme der zurückliegenden drei Monate) rückwirkend für bis zu 30 Jahre (bei vorsätzlicher Hinterziehung) zur Zahlung des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils verpflichtet werden. Der Arbeitnehmer haftet maximal 3 Monate. Überwiegend wird deshalb auch ein Rückgriffsanspruch des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer für weiter zurückliegende Zeiträume verneint, selbst wenn feststeht, dass beide vorsätzlich handelten.

Hat der Existenzgründer Zweifel an seinem Status, so kann er bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Klärung der Statusfrage erreichen. Unsere Kanzlei übernimmt für Sie die Formalitäten gerne und leitet Sie durch das Verfahren. Ein Existenzgründer kann innerhalb eines Monats nach seiner Existenzgründung einen Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung Bund stellen, und verbindlich feststellen lassen, ob eine sozialversicherungspflichtige oder keine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Die Deutsche Rentenversicherung Bund stellt bei der Prüfung mittels eines vorgefertigten Fragebogens auf die Gesamtsituation des zu Prüfenden ab. Wichtig ist, dass das Clearingverfahren nur dann möglich ist, wenn die Deutsche Rentenversicherung Bund bei Antragstellung selbst noch kein Verfahren eingeleitet hat.

Zu beachten ist, dass ein Selbständiger rentenversicherungspflichtig sein kann – auch wenn er nicht scheinselbständig ist.

Als Existenzgründungsberater in Ingolstadt beraten wir Sie gerne und helfen Ihnen bei der Anmeldung Ihres Unternehmens bei den entsprechenden Behörden. Rufen Sie uns doch einfach an: Tel. 0841 / 885 406-0.